3 formas de ahorrar dinero en oficina

Si te estremeces cuando revisas tu gasto anual en material de oficina, entonces ten la seguridad de que no estás solo. La mayoría de las empresas y organizaciones, independientemente de su tamaño, están gastando más de la cuenta. El problema es que la mayoría no sabe cómo reducir sus costes y por dónde empezar. La buena noticia es que hay una forma muy efectiva de hacer ahorros significativos en su gasto en material de oficina, y es algo que se ha creado y denominado La Oficina Modelo. Conoce las ofertas de hipermaterial!

Oficina Modelo

El problema para muchas organizaciones, especialmente las grandes empresas como los fideicomisos del NHS, los consejos y las universidades, que manejan extensas flotas de impresión y tienen múltiples centros de costos, es que las diferentes categorías de gastos se revisan y se adquieren en forma aislada. Las impresoras y las copiadoras se adquieren y mantienen de un proveedor, los productos de oficina de otro y el almacenamiento y el franqueo por separado otra vez. Pero el hecho es que hay enormes sinergias y ahorros de costos que se pueden disfrutar si se considera el panorama general.

Si se obtiene una visión general de los procesos internos y del consumo de material de oficina en toda la empresa, se pueden lograr eficiencias, no sólo en términos de costo, sino también de tiempo y esfuerzo. Y eso es lo que es la Oficina Modelo. Es una pieza de transformación de la adquisición que tiene en cuenta el panorama general y cambiará el consumo de su producto de por vida. Y es algo en lo que Clares se especializa.

Tomemos como ejemplo la creación y distribución de una simple carta de paciente del NHS. Requiere productos de oficina en términos de papel, un sobre, tóner y posiblemente un archivo para almacenarlo antes de ser enviado. También requiere una impresora e incluso puede necesitar el uso de una copiadora y almacenamiento externo. Es casi seguro que tendrá que ser franqueado o sellado. Lo más probable es que los productos de esa lista se adquieran de varios proveedores diferentes.

Cuando se considera cuántos miles de cartas de pacientes son enviadas cada semana por diferentes partes del mismo fideicomiso, es fácil ver por qué las facturas se acumulan. Si usted hace un pedido a diferentes proveedores, no sólo es poco probable que gestione los pedidos de material de oficina de manera eficiente, sino que no va a aprovechar al máximo el ahorro de costes que se podría lograr.

Soluciones simples para ahorrar gastos

La Oficina Modelo se basa en cuatro categorías: productos de oficina (papel, bolígrafos, almohadillas, etc.), impresión gestionada (adquisición y mantenimiento de los parques de impresoras y copiadoras) correo híbrido (correo electrónico, impresión y opciones de franqueo) y gestión de documentos (escaneo, almacenamiento y destrucción). Hemos ideado más de 50 formas innovadoras de reducir fácilmente el gasto en cada una de estas categorías, pero donde se puede lograr el mayor ahorro de costos es cuando se revisan como parte del panorama general. Se trata de crear un plan estratégico a medida para reducir drásticamente los costes de toda la vida útil, y para ofrecer beneficios y eficiencias adicionales en toda la organización.

Revisar procesos

Como hemos discutido, el proceso habitual es pedir a los distintos proveedores que revisen sus procesos, el consumo de productos y el gasto de forma aislada. Podríamos hacer eso para su flota de impresoras y no hay duda de que podríamos implementar algunos pasos simples para reducir su consumo de tóner. Con unas pocas y sencillas medidas también podríamos reducir el tamaño de su flota de impresoras y el costo de servicio y mantenimiento.

Pero donde la magia y el ahorro de costos realmente ocurren es cuando miramos el panorama general y nos ocupamos de para qué está usando sus impresoras. Como ya hemos sugerido, el Fideicomiso del NHS imprime muchas cartas de pacientes. Al convertir un Fideicomiso en un servicio híbrido de correo o portal de pacientes, donde la mayoría de la correspondencia de los pacientes se convierte en electrónica, no sólo estamos reduciendo significativamente el gasto en papelería y sellos, sino que podemos reducir aún más el tamaño de su flota de impresoras y los costes asociados, y su consumo de tóner – ¡en proporciones monumentales!

Además, se ha demostrado que los recordatorios electrónicos de las citas de los pacientes por correo electrónico, SMS, snapchat o WhatsApp reducen el índice de no asistencia en un 5%. Esto significa un ahorro de costes y una mejor atención al paciente: ¡todo el mundo gana!